Lean tarjoaa työkaluja systemaattiseen johtamiseen

Kaikki esihenkilöt kohtaavat urallaan johtamisen vaikeuden – tavoitteeseen pitää päästä, mutta miten valita oikeat toimenpiteet? Tällaisessa tilanteessa Lean voi olla suureksi avuksi.

Alkujaan tuotannossa syntynyt Lean on tänä päivänä jalkautunut laajasti myös palvelu- ja tietotyön käyttöön. Operatiivista toimintaa voidaan parantaa kaikissa funktioissa.

Parhaat Lean-yritykset keskittyvät tyypillisesti kolmeen kokonaisuuteen:

Suunnan asettamiseen
Operatiivisen kyvykkyyden luomiseen
Kehittämistoiminnan johtamiseen

Näiden osa-alueiden johtamista helpottaa kokonaisvaltainen Lean-maturiteettimalli. Malli heijastaa maailmaluokan vaatimuksia ja perustuu oppeihin lukuisista parhaista käytännöistä. Maturiteettimallin avulla yrityksessä on helppo tunnistaa toiminnassa esiintyvät puutteet, valita parannuskeinot ja seurata toiminnan edistymistä.

1. Suunnan asettaminen – mitkä ovat prioriteettimme ja keinot niiden saavuttamiseksi?

Vaikka houkutus on suuri lähteä suoraan ratkaisemaan yrityksen käytännön ongelmia, toiminnan edellytykset pitää ensin varmistaa.

Kaikkien yritysten resurssit ovat rajalliset, joten ensimmäinen askel on päättää mitkä asiat oikeasti ovat kaikkein tärkeimpiä ja varmistaa, että juuri niitä asioita priorisoidaan ja niihin panostetaan. Yhtä olennaista on sanoa ääneen, mitkä projektit pannaan toistaiseksi jäihin, eikä niihin käytetä resursseja.

Kun haluttu muutos on suuri, se vaatii strategisia läpimurtoja. Silloin emme voi enää jatkaa vanhalla rutiinilla, vaan toimintaa on kehitettävä merkittävällä tavalla. Suunnan valinnan jälkeen on selvitettävä, ymmärtävätkö kaikki mihin pyrimme. Ydintehtävämme ja tahtotilamme on kirkastettava ja viestittävä jokaiselle työntekijälle.

Aito vuoropuhelu on tärkeä osa strategian jalkautusta. Käytännönläheinen keskustelu ja ideoiden pallottelu koko organisaation kanssa auttaa löytämään toimivat keinot. Kun kaikki organisaatiotasot ovat mukana strategian kehittämisessä, jokainen työntekijä sitoutuu omalta osaltaan tavoitteiden saavuttamiseen.

Samalla on varmistettava, että organisaation rakenteet tukevat haluttuja muutoksia. Ovatko yrityksen arvot ja kulttuuri linjassa, tukeeko organisaatiomalli tulevaisuuden visioita, ovatko johtamisen järjestelmät ja HR-käytännöt ajan tasalla, tai onko arkinen tekeminen muutosten vaatimalla tasolla?

Näiden kysymysten selvittämisessä voi hyödyntää standardoituja johtamisjärjestelmiä, riskien hallintaa, arvovirtoihin perustuvaa prosessiajattelua, osallistavaa muutosjohtamista ja säännöllistä kommunikaatiota.

2. Operatiivisen kyvykkyyden varmistaminen Lean Six Sigman oppeja noudattaen

Kun suunta on valittu ja edellytykset ovat kunnossa, voidaan siirtyä käytännön toiminnan parantamiseen. Tässä operatiivisen kyvykkyyden kehittämisessä kannattaa hyödyntää vuosikymmenten aikana tehokkaiksi havaittuja Lean Six Sigma -oppeja.

Parhaat kehityskohteet löytyvät usein eri toimintojen välisiltä alueilta ja osastojen keskinäisestä yhteistyöstä.

Hyviä tapoja johtaa toimintaa ovat muun muassa:

asiakkaan tarpeiden varmistaminen
tuotetiedon hallinta
kysynnän ja kapasiteetin tasapainottaminen
prosessien näkyväksi tekeminen
pullonkaula-ajattelu
materiaalivirtojen optimointi
parhaiden toimintamallien käyttöönotto
visuaalinen päivittäisjohtaminen

3. Toiminnan kehittäminen pitkäjänteisesti

Myös kehittämistoimintaa voi johtaa systemaattisesti ja pitkäjänteisesti. Strategisten läpimurtohankkeiden tapaan yksittäisten kehitysprojektien resurssit ovat usein rajalliset. Sen takia kehittämisen ohjaaminen on tärkeää koko organisaation tasolla.

Kehittämistoiminnan yleinen haaste on käytettävän tiedon puutteellisuus tai sen epäluotettavuus. Tietoa ei kerätä, asiakkaan kannalta olennaisia mittareita ei seurata, datan laatu on heikkoa tai sitä ei osata hyödyntää.

Kannustamalla työntekijöitä aktiiviseen havaintojen tekemiseen yritys parantaa tiedon laatua ja olennaisen tiedon ymmärtämistä. Työntekijät pääsevät vaikuttamaan arjen toimintaan ja organisaatio saa kerättyä hiljaista tietoa.

Prosessivirheet ja poikkeamatilanteet ovat hyvä tiedon lähde. Niiden systemaattinen analysointi auttaa paljastamaan toistuvia ongelmia ja saamaan vaihtelut hallintaan ja ennustettaviksi. Päivittäisen raportoinnin avulla muutoksiin pystytään reagoimaan välittömästi. Myös säännöllinen aloitetoiminta ja innovointi auttavat uusien ideoiden löytämisessä.

Jo pieni ajattelutavan muutos ongelman juurisyyn löytämiseksi auttaa yritystä parantamaan toimintaansa pysyvällä tavalla. Lean tarjoaa useita tehokkaita menetelmiä ongelmien tunnistamiseksi ja ratkaisemiseksi. Esimerkiksi ”viisi kertaa miksi”, kalanruotokaavio, PDCA, DMAIC ja Kaizen-kehityspäivät ovat hyviä työkaluja toiminnan systemaattiseen parantamiseen.

Lean-maturiteettimalli luo kokonaiskuvan tilanteesta ja osoittaa tarvittavat kehityskohteet - parannukset näkyvät suoraan yrityksen tuloksessa

Yrityksen toimintaa voi kehittää pienin askelin alhaalta ylöspäin tai keskittymällä muutamaan isoon läpimurtoprojektiin. Vaikka kaikki parannukset vievät oikeaan suuntaan, johtaja haluaa usein saada kokonaiskuvan tiimiinsä nykytilanteesta ennen strategisten kehittämiskohteiden valintaa.

Lean-maturiteettimalli auttaa tunnistamaan ja arvioimaan liiketoiminnan isot kysymykset.
Missä ovat suurimmat vipuvarret tai missä ovat pahimmat puutteet? Kun vertailukohtana käytetään maailman parhaita yrityksiä ja alan parhaita käytäntöjä, maturiteettimallin arviointikriteereistä on helppo nähdä tärkeimmät kehityskohteet. Malli toimii yhtä hyvin teollisuudessa, kuin palvelualoilla.

Maturiteettimallista saatava kokonaisarvosana antaa helposti tulkittavan käsityksen liiketoiminnan tasosta kullakin arviointihetkellä. Johtajan on myös helppo yksinkertaisen pisteytyksen avulla seurata yksittäisten muutosten edistymistä käytännössä.

Hienointa Lean-maturiteettimallissa on sen tarjoama mahdollisuus kehittää yrityksen toimintaa ja samalla parantaa tulosta. Arjen ongelmien systemaattinen kehittäminen palvelee niin asiakkaita, työntekijöitä, kuin yritystä. Kun kehittäminen on avointa, työntekijät innostuvat vaikutusmahdollisuuksista ja yhteisestä parantamisesta. Parempaa prosessia seuraa lähes aina parempi asiakastyytyväisyys ja parempi tulos!